Bài viết sau đây sẽ giới thiệu 10 sai lầm liên quan đến máy tính làm ảnh hưởng đến nghề nghiệp không chỉ của bạn mà cả tổ chức nơi bạn làm việc.
Với nhiều người, một ngày bắt đầu bằng việc khởi động máy tính. Không ai có thể phủ nhận rằng chỉ cần một chút sơ sót với máy tính cũng có thể khiến ai đó trả giá bằng cả sự nghiệp. Nguyên nhân có thể chỉ đơn giản là do sự không cẩn thận. Bất kể ngay từ khi nhận việc, nhân viên đã được hướng dẫn các yêu cầu bảo mật kĩ càng thì sai phạm vẫn xảy ra. Những trường hợp sai lầm thường gặp nhất là gì?
1. Sử dụng USB để trao đổi dữ liệu
Đây là việc thường làm của đa số dân văn phòng và nhiều người, đem dữ liệu từ máy tính ở nhà cắm vào máy tính công ty hoặc ngược lại. Việc thực hiện sai cách có thể làm mất ổ đĩa chứa dữ liệu công ty, dữ liệu bí mật của khách hàng và dẫn đến mất việc. Hoặc “nhẹ hơn” là vô tình lây nhiễm cho toàn bộ hệ thống máy tính công ty một loại virus tinh vi, xảo quyệt và cứng đầu rình mò ăn cắp dữ liệu của tổ chức. Chẳng hạn như trường hợp mã độc Stuxnet đã làm rò rỉ dữ liệu của các công ty Iran qua ổ USB mới đây là một ví dụ cụ thể.
2. Chat trên mạng xã hội
Khi “tâm sự loài chim biển” với bất kì ai trên các trang mạng xã hội, cần lưu ý dữ liệu thông tin mà bạn chia sẻ có thể gây ra ảnh hưởng xấu cho cả công ty của bạn.
Tin tặc thường sử dụng mạng xã hội để dọ thám và dần dần xâm nhập vào hệ thống mạng của tổ chức. Vì vậy hãy cảnh giác với những ai yêu cầu bạn cho địa chỉ liên lạc/email của các nhân viên khác, gửi các tập tin hoặc các liên kết ngoài ý muốn nhằm tấn công hệ thống.
3. Chat với khách hàng hay đối tác
Một yêu cầu khác là nói “không” với chát chít cùng khách hàng hoặc đối tác qua mạng xã hội, vì những cuộc nói chuyện này chắc chắn sẽ là công khai. Việc bất cẩn dẫn đến gây tai tiếng cho chủ lao động và 100% bị sa thải là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra, những ảnh chụp tiệc tùng trong công ty, ngả ngớn với đồng nghiệp lưu trong máy cũng có thể phá hỏng mối quan hệ với đồng nghiệp khác hay gây ra những mâu thuẫn không đáng có trong gia đình.
4. Phản hồi tài liệu công việc qua email cá nhân
Trong trường hợp máy chủ công ty quá tải, bị rớt hệ thống mà bạn thì lại có một bức thư khẩn cần được gửi đi, chắc chắn nó sẽ gây ra không ít bực mình. Việc sử dụng địa chỉ email cá nhân từ các dịch vụ miễn phí như Gmail, Yahoo Mail… để gửi email công việc là một hành động tồi tệ mà bạn thường phạm phải. Nếu bị tin tặc tấn công, dữ liệu dịch vụ thư tín của bạn sẽ chuyển về tay tội phạm mạng. Bạn chưa thấy thuyết phục? Ví dụ gần đây nhất là trường hợp email của Arkady Dvorkovich – một quan chức chính phủ Nga – bị hack vì sử dụng Gmail cho một số thông tin liên lạc.
5. Sử dụng email công ty cho việc cá nhân
Và dĩ nhiên, trong trường hợp ngược lại, bạn hoàn toàn không được phép sử dụng tài khoản email công ty cho thư từ cá nhân. Đó là việc không thể nào chấp nhận được. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến uy tín công ty hoặc bạn đang trục lợi tài nguyên của tổ chức cho những mục đích cá nhân. Việc gửi thông tin cá nhân được mã hóa từ máy tính văn phòng có thể đặt dấu chấm hết cho sự nghiệp của bạn và của cả công ty đã thuê bạn làm việc. Bộ phận an ninh sẽ đưa ra cảnh báo là bạn đang chia sẻ dữ liệu bí mật với bên ngoài và ngay cả trong trường hợp không phải như vậy thì bạn cũng đã khiến bản thân mình bị theo dõi vì yêu cầu bảo mật.
6. Sử dụng phần mềm của bên thứ ba trái phép tại nơi làm việc, đặc biệt là trên laptop
Mặc dù nhiều tổ chức lớn đã tránh phân quyền quản trị cho người dùng thường nhưng những sai lầm thì vẫn xảy ra. Bên cạnh những đe dọa về phần mềm độc hại, phần mềm rác/spam cũng góp phần tăng thêm nguy cơ. Đừng quên đối với hệ thống của tổ chức thì máy tính của bạn luôn luôn bị theo dõi và điều khiển từ xa. Vì vậy các chuyên gia bảo mật không cần thiết phải đi đến tận bàn mới biết được bạn đang làm gì.
7. Mật khẩu
Vi phạm bảo mật còn là vô tình tiết lộ mật khẩu. Những trường hợp hết sức vô duyên lãng nhách chẳng hạn như bạn ra ngoài ăn trưa và nhờ cô bạn để ý email giùm mình, không khóa màn hình máy tính khi ra ngoài hoặc những người làm việc trong ngân hàng nói chuyện to tiếng thay vì dùng phần mềm chat để hỏi mật khẩu wifi cũng là một ví dụ thường gặp. Một số khác thì viết ghi chú mật khẩu lên giấy note dán ngay bàn làm việc, mặt sau bàn phím hay bỏ lung tung trong ngăn bàn…Thậm chí có người còn tạo một tập tin mật khẩu có tên là “Mật Khẩu Của Tôi” lưu trữ ngay trên desktop.
8. Tải nội dung không liên quan đến công việc
Có những quy tắc bất thành văn khi làm việc cực kỳ đơn giản mà không phải ai đi làm rồi cũng hiểu và tuân thủ. Những hoạt động trực tuyến như tải nhạc, tải phim và tải các nội dung đa phương tiện khác ở nhà là điều hết sức bình thường, nhưng ở nơi công sở – đặc biệt là nơi làm việc có theo dõi – lại là chuyện khác. Và khi bị phạt thì người vi phạm lại cảm thấy thất vọng, thậm chí kêu ca và tỏ ra oán trách chủ lao động.
9. Thiết bị di động
Có rất nhiều sai sót và vi phạm liên quan đến vấn đề này. Tất cả xoay quanh vấn đề xáo trộn hệ thống khi dùng điện thoại, vượt quá giới hạn lưu lượng truy cập cho phép chỉ để thư giãn hay chơi game. Ở đây cần đặc biệt lưu ý đến điện thoại thông minh chạy nền tảng Android, hệ điều hành được xem là mồi ngon của tội phạm mạng.
Nếu bạn muốn dùng thiết bị di động cho mục đích cá nhân hay kinh doanh cùng lúc, hãy yêu cầu bộ phận IT hỗ trợ đúng cách bằng việc tách các vùng này ra riêng biệt trên smartphone. Có nhiều giải pháp BYOD để làm điều đó.
10. “Hồn nhiên” chia sẻ công khai trên mạng
Những thứ bạn nói hoặc viết trên mạng đều có thể là lý do hỗ trợ bạn hoặc cũng sẽ là nguyên nhân phá hỏng sự nghiệp của bạn. Nhiều người công khai chia sẻ trên mạng xã hội những bức xúc, hoàn cảnh nơi mình làm việc hay chỉ đơn giản là cạnh khóe đồng nghiệp, xỏ xiên chủ/sếp cho đỡ bực mình... Hãy cẩn trọng nếu không muốn mất việc hoặc gây ảnh hưởng xấu đến công việc của mình chỉ vì những lỗi lầm ngớ ngẩn.